‘Hij krijgt een slechte beoordeling van me. En ik weet nu al dat hij het daar niet mee eens is. Hoe houd ik hem toch gemotiveerd?’ was de vraag van een teammanager. Tja, dat is een situatie die we allemaal wel eens hebben meegemaakt.
Wat is het doel van beoordelen?
Elke bedrijf met personeel kent een bepaalde functionerings- en beoordelingssystematiek. Vanuit de jaarlijkse doelen wordt een vertaalslag gemaakt naar elke medewerker; welke prestaties moet die leveren om de ondernemingsdoelstellingen te halen? En hoe kun je dat als organisatie ondersteunen en ook beheersen? Een aantal keer per jaar toets je of medewerkers nog wel op schema zitten. Meestal in een functioneringsgesprek. En eenmaal per jaar geef je je formele beoordeling over het algehele functioneren en de bijdrage van elke medewerker aan zijn team en aan de organisatie.
Beoordeling of veroordeling?
Je beoordeling als leidinggevende of P&O adviseur is een formele aangelegenheid. Jij hebt een oordeel en dat leg je schriftelijk vast. Uit dat oordeel volgen consequenties voor de medewerker. Of hij wel of niet meer gaat verdienen, of hij bevorderd wordt, of er geïnvesteerd wordt in een (extra) opleiding. Zaken als salaris, bevordering en beloning in welke vorm dan ook zijn belangrijk. Reden dus voor elke medewerker om toch een beetje gespannen naar een beoordelingsgesprek te gaan. Want je gewaardeerd weten en meer gaan verdienen of op een andere manier beloond worden, is voor iedereen speciaal. Iemand die een mindere beoordeling krijgt, voelt dat vaak als een veroordeling. Alle complimenten die je geeft, worden niet meer gehoord. Het enige dat telt is de slechte uitkomst en de (financiële) gevolgen daarvan.
Gemotiveerd na een beoordeling
Zo’n slechte beoordeling voelt dus als veroordeling. Een afrekening, een straf, iets waaraan de medewerker niets meer kan veranderen. En dat is vaak ook zo; het oordeel staat vast en of de medewerker het er nou mee eens is of niet, het gaat niet meer veranderen. Trouwens, ook medewerkers met een goede beoordeling kunnen van het beoordelingsgesprek gedemotiveerd raken. Zeker als er een discussie ontstaat of de waardering nou 4 of 5 had moeten zijn. In die zin is de beoordelingssystematiek best lastig. Ik heb vaak een manager horen zeggen dat die hele beoordelingscyclus wat hem betreft wel opgedoekt mocht worden. Want die eeuwige discussie met je medewerkers is niet leuk. Soms zelfs contraproductief. Als de mindere beoordeling voor de medewerker zoveel zwaarder voelt dan de waardering die je uitspreekt, dan ligt opstandigheid of onverschilligheid op de loer.
Hoe houd je dan toch de motivatie erin?
Wat kun je doen?
Beoordelen is geen momentopname maar een weergave van jouw oordeel over een langere periode. Dat verwacht je medewerker van je. Daarvoor is een aantal zaken nodig:
1. Beoordelingssystematiek duidelijk
Een open deur maar voor de zekerheid noem ik het toch maar even. Ik ga ervan uit dat je een heldere en duidelijke beoordelingssystematiek hanteert. Vastgelegd in een document dat iedere medewerker kan inzien. Waarin de verschillende competenties per functie zijn beschreven. Waaruit duidelijk blijkt hoe die competenties gewaardeerd en beoordeeld worden. Met een planning hoe vaak en wanneer je een functionerings- of beoordelingsgesprek houdt. Hoe je dat voert, hoe je dat vastlegt en welke consequenties aan de verschillende uitkomsten hangen.
2. Regelmatige functioneringsgesprekken
Niet alleen in de officiële functioneringsgesprekken maar ook in een individueel werkoverleg praat je met je medewerkers. Over hoe het werk verloopt; wat er goed gaat en wat minder. Waar loopt iemand tegenaan; wat vindt hij moeilijk. Neemt hij zijn verantwoordelijkheid en maakt hij zaken bespreekbaar. Of probeert hij juist zaken in zijn eentje op te knappen en ‘fouten’ te verdoezelen? Kan hij het werk aan of loopt hij op zijn tenen. Hoe is de verhouding met de collega’s. Al die zaken komen in de loop van het jaar voorbij. De uitkomst van je beoordeling kan dan geen verrassing zijn, hooguit een positieve!
3. Eerlijke feedback
Tijdens de beoordeling geef je natuurlijk eerlijke feedback. Net zoals je dat in je andere contacten met je medewerkers doet. Wat kun je de medewerker aanrekenen en wat niet? Vaak zal het gaan om zaken waar de medewerker niet zozeer zelf de fout in ging, maar waar zijn gedrag te wensen overliet. De schuld bij een ander neerleggen, slachtoffergedrag vertonen, geen verantwoordelijkheid nemen, geen aansluiting houden bij collega’s of opdrachtgever, geen overzicht hebben, zich afhankelijk opstellen. Dat kun je constateren, dat moet je zeggen en vervolgens houd je het hele jaar de vinger aan de pols of het gedrag verandert. En dat laat je ook weten. Dat mag dus geen nieuws zijn in een beoordelingsgesprek. Hoe eerlijker jij bent in al je contacten, des te meer zal je medewerker je conclusies accepteren. Ook als ze voor hem niet leuk zijn!
4. Geen oude koeien
Je beoordeling gaat per definitie over het verleden. Dit is het afgelopen jaar gebeurd; dat heb ik gezien; daaruit heb ik die conclusie getrokken. Zaken die eerder voorgevallen zijn, hoeven niet weer terug te komen. Iets wat gebeurd is en opgelost, kan hooguit kort gememoreerd worden. Maar altijd positief. ‘Wat was dat toen een vervelende situatie; wat fijn dat dat is opgelost’. Helemaal mooi, als je daar een compliment aan kunt koppelen. ‘Dat heb jij toen goed gedaan! Ik ben blij dat je dat toen zo hebt aangepakt’. Je beloont het gedrag dat je wilt zien, je blijft niet hangen in wat er ooit fout ging.
5. Gaat het echt over deze medewerker?
Wees eerlijk naar jezelf! Natuurlijk vergelijk je de ene medewerker in je team met de anderen. Maar dat wil niet zeggen dat de beste een 10 krijgt en de minste een 1. Er kunnen heel goed meerdere 7- of 8-scores zijn. Hoe je tot die 7 of 8 komt, is individueel bepaald.
Sommige teammanagers hebben de neiging om medewerkers niet al te hoge cijfers te geven. ‘Want dat schept maar verwachtingen’. Ik vind dat onzin. Als iemand goed gewerkt heeft, moet dat gezegd worden en mag dat ook beloond worden. Dat zegt niets over je oordeel volgend jaar. Dat moet iemand weer waarmaken. Maar om daarom nu maar een relatief laag cijfer te geven? Wat doet dat met de motivatie?
Andersom geldt ook dat sommige teammanagers hun medewerkers eigenlijk te hoog scoren. ‘Want dan springt mijn team er goed uit, en dat betekent dat ik ook hoog scoor’. Puur eigenbelang dus en daarom ook niet goed te praten.
Je kunt ervan uitgaan dat je medewerkers het haarfijn in de gaten hebben, als jouw oordeel niet zuiver is. Als je oordeel gevoed wordt door angst voor de toekomst of door eigenbelang. En degene die jou beoordeelt zal dat gedrag ook zien. Je maakt jezelf er niet geloofwaardiger door.
Een beoordeling voor de toekomst
Heel belangrijk dus dat je je zaken voor elkaar hebt. Dat je hebt geïnvesteerd in de relatie met je medewerkers. Dat ze ervan overtuigd zijn dat jij misschien een hard oordeel velt, maar dat het wel gebaseerd is op een zorgvuldig opgebouwde mening. Dat is de basis voor de toekomstige samenwerking. Want daar is waar beoordelen over gaat!
Vandaag functioneer je zo.
Dit is wat ik als leidinggevende wil bereiken.
Daar is dat gedrag bij nodig.
Dit verwacht ik van jou.
Hoe ga jij dat voor elkaar krijgen?
Hoe kan ik je daarbij helpen?
Op die manier bouw je aan vertrouwen dat er een toekomst mogelijk is. Er is een leven na een mindere beoordeling. Misschien met een verbeterplan of een verbetertraject. Misschien ook met een mentorschap of een buddy. En in ieder geval met regelmatige gesprekken waarin je náást je medewerker zit om te zien hoe de verbetering plaatsvindt en wat er nog nodig is.
Negatieve beoordeling een cadeautje?
Ik heb wel eens een gesprek met een medewerker gehad die vertelde dat de negatieve beoordeling voor hem een keerpunt in zijn carrière was geweest. Op het moment zelf was het verschrikkelijk maar achteraf kon hij het gesprek als een cadeautje zien. Hij had het geluk dat zijn toenmalige teammanager in hem wilde investeren, maar hem er wel op wees dat een aantal zaken drastisch moest veranderen. Hij had de bal opgepakt en kon binnen het bedrijf doorgroeien. Heb jij ook zo’n ervaring?
