Weinig inspirerend, vind ik het, die P&O-gesprekken met mijn medewerkers. Dat moet toch anders kunnen?’ vroeg de teamleider. ‘Wat bedoel je met “weinig inspirerend en anders”?’ vroeg ik. ‘Nou’, zei ze, ‘het is zo zakelijk allemaal, en volgens een strak protocol’.
Beoordelingscyclus is vaak een keurslijf.
Bij de meeste bedrijven wordt een beoordelingssysteem gehanteerd waarbij een gesprek tussen leidinggevende en medewerker volgens een vast patroon op de agenda staat. Ergens aan het eind van het jaar of in januari is er het beoordelingsgesprek. Dit eenrichtingsgesprek is er om het oordeel van de teamleiding over de geleverde prestaties en de getoonde inzet in het voorgaande jaar te geven; vaak is de uitkomst bepalend of je er als medewerker een trede in je schaal bij krijgt of dat er komend jaar extra op je gelet wordt omdat het allemaal niet zo lekker loopt.
En dan vindt er meestal één keer per jaar een functioneringsgesprek plaats; vaak een half jaar na het officiële beoordelingsgesprek. Standaardvragen zijn ‘hoe gaat het’, ‘wat vind je er zelf van’ en ‘zijn er nog ontwikkelingen te verwachten?’. Tussentijds heb je natuurlijk werkoverleg over de lopende dagelijkse gang van zaken.
Meer diepgang? Graag!
‘Ik moet me houden aan de richtlijnen die we met zijn allen hebben vastgesteld en alles vastleggen in voorgeschreven formulieren’, vervolgde ze. ‘Op zich vind ik dat ook niet erg. Per slot van rekening moet het niet uitmaken of medewerkers door mij of door mijn collega’s beoordeeld worden, dus een beetje eenheid in de aanpak is wel zo goed. Maar ik zou zo graag eens wat meer diepgang in de gesprekken willen, en veel vaker, en dan ook weer niet alleen over de waan van de dag’.
Functioneringsgesprek of 10-minutengesprek: wat kun je leren van school?
‘Heb je wel eens aan een 10-minutengesprek gedacht?’ vroeg ik. ‘Hoe bedoel je?’ zei ze. Ik herinnerde haar aan de systematiek op school waarbij leraren de ouders van hun leerlingen een aantal keer per jaar ontmoeten om in een 10-minutengesprek samen over het kind te praten. Daarbij komen natuurlijk vorderingen van het kind aan de orde, maar ook het gedrag thuis en op school, en wisselen ze wederzijds vragen en informatie uit. Omdat ouders en leraar allebei het beste voor het kind willen, is het belangrijk dat ze elkaar zo goed mogelijk informeren en ook begrijpen. Zo kunnen ze samen bepalen wat er op dat moment voor het kind nodig is.
Start met 10-minutengesprek naast functioneringsgesprek.
‘Dat kan ik dus ook doen’, reageerde mijn gesprekspartner enthousiast. ‘Ik kan regelmatig, elke 3 of 4 weken of zo, even een kort overleg inplannen. Waarbij we het dan niet direct over de lopende zaken hebben, maar wel over bijvoorbeeld hoe die medewerker zijn plek in de organisatie ziet, of hij genoeg tijd heeft voor creativiteit, of hij toekomt aan nadenken over verbeteringen, over de interactie in de groep etc. Als ik dan met alle medewerkers zo’n 10-minutengesprek houd, dan heb ik een veel beter beeld waar ik zelf kan verbeteren en hoe we met z’n allen als team kunnen groeien, meer bereiken en toch het plezier in het werk houden’.
Geen bedreiging, wel verrijking
‘Denk eraan dat je met zo’n onderwerp medewerkers ook heel gemakkelijk kopschuw maakt’, waarschuwde ik. ‘Als er nooit over dat soort zaken gepraat wordt, en je gaat ineens vragen of iemand zich in de organisatie op zijn plek voelt, dan kan dat heel bedreigend overkomen. Misschien denkt je medewerker wel dat zijn baan op de tocht staat, omdat je eigenlijk niet zo tevreden bent. Je wilt juist een grotere openheid creëren maar je loopt het risico dat je door dit soort vragen juist minder informatie krijgt.’
Wil je meer krijgen, dan moet je zelf meer geven
‘Als jij meer openheid van je medewerkers wilt, dan zul je zelf ook opener moeten worden. Niet alleen de teamleider die het allemaal wel weet, maar juist de teamleider die op basis van de ervaring en mening van allen het beste op de hoogte is en daardoor de beste beslissingen kan nemen. Die zelf in het 10-minutengesprek ook de twijfels bespreekbaar maakt, en hulp vraagt aan het team. Die de zorgen over ontwikkelingen in of buiten de organisatie met het team deelt en op basis van de gedeelde informatie de knopen doorhakt en staat voor het resultaat. Dan krijg je terug wat je geeft’.
Deel je zorgen en vier de successen
‘Begrepen’, lachte de teamleider. ‘En dat niet alleen’, vervolgde ze. ‘Het is belangrijk om je zorgen te delen, maar volgens mij is het ook heel belangrijk om de successen, hoe klein ook, te delen. Vaak wordt er wel stilgestaan bij wat er niet goed gaat en over het hoofd gezien wat er wèl goed gaat. Ik vind dat je successen moet vieren, met zo veel mogelijk mensen. Zodat iedereen zich weer even herinnert waar we het allemaal voor doen’. Tja, daar kon ik het alleen maar mee eens zijn.
Prima idee! Doen!!
Heb jij al ervaring met zo’n 10-minutengesprek of heb jij andere oplossingen gevonden om met je medewerkers contact te hebben over hoe het nu echt loopt op het werk, dan lees ik dat graag hieronder.
Wil jij ook meer interactie in je team, en weten hoe je mogelijke onvrede leert herkennen? Doe dan mee met de workshop Herken de signalen van een dreigend arbeidsconflict.
