Dit blog is geschreven door mw. Martine Floor-Bron, oprichter en eigenaar van MBee Communicatietrainingen & Professional Organizing. Ze geeft o.a. trainingen timemanagement.
Doe ons maar een timemanagement-training!
Bij intakes van timemanagement-trainingen komen vaak dezelfde issues naar boven. Het team moet productiever worden, meer proactief gaan werken in plaats van reactief, beter leren samen te werken. En o ja, die vergaderingen, de medewerkers komen wel, maar iets inbrengen, ho maar!
Ben jij het gewenste rolmodel?
Je team een timemanagement-issue? En jijzelf dan? Veel leidinggevenden realiseren zich niet dat ze qua productiviteit van hun team een cruciale rol spelen: ze zijn het rolmodel van het team. Wat denk je dat jouw team doet als jijzelf altijd onvoorbereid bij het teamoverleg komt? Precies: die bereiden zich ook niet voor. Wat gebeurt er als jij over directie en management spreekt als ‘ze hebben iets bedacht en wij moeten het gaan doen’ (geloof me, ik kom het veel tegen). Juist: ze voelen het ontbreken van jouw commitment en committeren zich dus ook niet.
Jij hebt invloed op de productiviteit.
Daarom vijf eyeopeners om jouw bijdrage te leveren aan een productiever team:
1) Werp geen werk over de schutting.
Lever werk tijdig aan en draag het naar behoren over. Wat zijn de taken en bevoegdheden van degene die het uit moet voeren? Wanneer moet het klaar zijn? Wat wil je tussentijds gerapporteerd krijgen? En vraag vooral ook wat je medewerker nodig heeft om de taak tot een goed einde te brengen. Niet iedereen heeft dezelfde werkstijl!
2) Langer werken betekent niet dat je productiever bent!
Zit je zelf altijd tot laat achter je bureau? Dan organiseer je je werk waarschijnlijk niet handig. En die grapjes als je medewerkers eerder naar huis gaan ‘fijne middag nog!’. Welk signaal geef je daarmee af? Dat het normaal is om veel meer uren te werken dan in je arbeidscontract staan? Het kan je medewerkers in verwarring brengen: wordt dit van mij ook verwacht?
Als je zelf altijd tot laat doorwerkt, heb je zelf wellicht ook een timemanagementcursus nodig….
En signaleer je dat een medewerker structureel overwerkt? Tijd voor een goed gesprek!
3) Altijd bereikbaar zijn komt je productiviteit niet ten goede.
Jouw eigen productiviteit niet (heb jíj geen privéleven dan?) en die van je medewerkers ook niet. Mailtjes om elf uur ’s avonds sturen naar je medewerkers? Wat voor boodschap geef je daarmee af? Verwacht je dat ook zij 24/7 bereikbaar zijn?
Laat zien dat jij respect hebt voor een goede werk/privébalans en stuur ’s avonds laat geen mailtjes meer. Bespreek dit ook in je team zodat verwachtingen duidelijk zijn over en weer.
4) Breng rust in de tent.
Wat voor rolmodel ben jij als je met een rood hoofd rondrent. Of op het laatste nippertje een vergadering binnenholt. Of gesprekken met medewerkers stelselmatig verzet omdat ‘er iets tussendoor is gekomen’? Chronische stress is niet oké!
Breng rust in je werkzaamheden door goed te plannen, te organiseren en effectief te overleggen. En zeg ook eens ‘nee’ (ja, dat kan echt!). En stimuleer je medewerkers hetzelfde te doen.
5) Maak tijd voor je medewerkers.
Wacht niet tot de beoordelings- en functioneringsgesprekken. Plan regelmatig een gesprekje in met je medewerkers. Stel vragen en luister ook naar wat er niet gezegd wordt. Hoe gaat het thuis? En op het werk? Loopt het lekker? Wat is leuk en minder leuk? Wat gaat je gemakkelijk af en waar kun je wel wat hulp bij gebruiken?
Maak voor jezelf notities van het gesprek en kom er later ook weer op terug.
Wees een stimulerend rolmodel
Natuurlijk zijn timemanagement-trainingen nuttig. Als wake-up call, als een vorm van teambuilding en als tool voor gedragsverandering. Ik verzorg ze graag voor je. Maar realiseer je vooral dat jij als leidinggevende een belangrijke factor bent in de timemanagement-beleving van je medewerkers.
Martine Floor-Bron, oprichter en eigenaar van MBee Communicatietrainingen & Professional Organizing
Nawoord Monique Wakelkamp
Ik ben nieuwsgierig. Ben je het eens met Martine? Betrap jij jezelf ook wel eens op overwerken en ergernis omdat je medewerkers zich wèl aan de kloktijden houden? En wat doe je in zo’n geval? Vertel het in het commentaarveld hieronder.
