Dit artikel is geschreven door mw. mr. Astrid Paanakker, advocaat bij Advocatenkantoor Paanakker vof. Ze is gespecialiseerd in arbeids-, ondernemings- en verbintenissenrecht.
Met goede heldere (werk)afspraken voorkom je conflicten op de werkvloer. En die werkafspraken omvatten een groter terrein dan je in eerste instantie misschien denkt. Een aantal situatieschetsen om dit toe te lichten:
-
Werving en selectie
Het voorkomen van conflicten begint al met de formulering in een advertentie voor een functie. En dat geldt ook tijdens de sollicitatiegesprekken. Zowel voor de organisatie als de sollicitant is helderheid belangrijk: wat gaat er van elkaar verwacht worden?
De volgende stap is om deze uitgangspunten vast te leggen. Dat doe je in een arbeidsovereenkomst met een duidelijke functieomschrijving. Hiermee voorkom je allebei dat de start in de nieuwe functie niet aan de verwachtingen voldoet. Bij de werknemer omdat de functie toch heel anders is dan hij verwachtte; en bij de organisatie omdat de nieuwe werknemer toch niet zo goed aansluit bij de eisen.
De werkgever moet van tevoren ook zeker weten dat hij de vacature wel ècht wil invullen. Het komt voor dat een werkgever zich bedenkt en de werknemer om die reden in de proeftijd ontslaat. Dat recht heeft hij, maar de werknemer zit met de brokken. Die heeft vaak al een baan voor onbepaalde tijd opgezegd. En een terugkeer naar die oude functie zit er lang niet altijd in.
Stel dat partijen na aanvang van de werkzaamheden er achter komen dat de situatie niet goed zit. Dat de uitvoering van de werkzaamheden of het aangeboden werk toch afwijkt van wat er bij de start van de arbeidsovereenkomst werd verwacht. Dan is het wel zo slim om dit zo snel mogelijk bespreekbaar te maken.
-
Functioneren en beoordelen
Na de invoering van de Wet Werk en Zekerheid is het nog belangrijker geworden dat je als werkgever een goed dossier opbouwt voor een niet functionerende werknemer. Vroeger werd dit dossier beoordeeld door het UWV. Sinds de invoering van deze nieuwe wet beslist een kantonrechter over de beëindiging van het dienstverband wegens disfunctioneren.
De eisen voor beëindiging zijn strenger geworden. Als werkgever moet je al het mogelijke geprobeerd hebben om je werknemer voor je organisatie te behouden. Als er sprake is van een conflict situatie, wordt dit een lastige weg. Dan zit er eigenlijk niets anders op dan een vaststellingsovereenkomst te sluiten. Hieraan moet je werknemer dan wel willen meewerken.
-
Personeelsreglement
Het is ook belangrijk dat je als werkgever werkafspraken maakt over het gebruik van privé mobiele telefoons. Net als over privé gesprekken of chat gesprekken. Deze handelingen slurpen tijd en energie. Iedereen verwacht tegenwoordig dat er direct wordt geantwoord op een privé berichtje. Of op zijn minst dat het bericht direct na versturen wordt gelezen. Werknemers vinden het dan ook heel normaal om dit onder werktijd te doen.
Maar dit leidt natuurlijk de aandacht af van waar het op het werk werkelijk om gaat.
Als een van de medewerkers veelvuldig privé zit te bellen, appen of mailen wekt dit irritaties op bij de overige collega’s. Die zullen zeker een opmerking – gewenst of ongewenst – over dit gedrag maken. En dat lokt weer een reactie van degene die zit te bellen, appen of mailen uit. En zo is een conflict geboren.
Zo’n conflict kan zo hoog oplopen dat de collega’s onderling niet meer door één deur kunnen. Als werkgever zit je dan met de gebakken peren. Jij hebt als werkgever geen enkele aanleiding tot dit conflict gegeven. Maar er wordt van jou wel verwacht dat je dit gaat oplossen. Als het niet anders kan dat een van de werknemers vertrekt, ben je aan de vertrekkende werknemer ook nog een transitievergoeding verschuldigd.
Goede werkafspraken over het gebruik van de privé telefoon dan wel privé gebruik van de zakelijke telefoon tijdens werktijd kunnen dit voorkomen.
-
Ziekte
Soms valt een van je werknemers uit wegens ziekte. Er is nog helemaal geen sprake van een conflict tussen jou en je medewerker. Toch blijkt tijdens de re-integratie pogingen dat je werknemer allerlei argumenten aanvoert om maar niet te hoeven re-integreren. Of in ieder geval probeert om dit op de lange baan te schuiven.
Dit kan tot gevolg hebben dat er uiteindelijk wèl een conflict ontstaat. Met soms een sanctie van het UWV wegens het niet voldoen aan de Wet Verbetering Poortwachter. Hierdoor kan de loondoorbetalingsverplichting voor werkgever maximaal met één jaar worden verlengd.
Mijn advies is daarom: volg de adviezen van de bedrijfsarts stipt op. Twijfel je aan de adviezen van de bedrijfsarts, vraag dan tijdig een second opinion bij het UWV aan. Je weet dan zeker dat je dan op de goede weg bent. Ook je werknemer weet dan waar hij aan toe is. Als de werknemer niet meewerkt, dan kun je niets anders doen dan maatregelen treffen: denk aan opschorting van het loon of zelfs stopzetten daarvan. Het UWV verwacht in zo’n situatie namelijk dat je deze stappen zet.
Conclusie
Een conflict is snel ontstaan maar door direct te handelen kun je voorkomen dat het een onoverkomelijk conflict wordt. Goede werkafspraken, goede communicatie en feeling houden met de werkvloer zijn daarbij de sleutelwoorden.
Astrid Paanakker 
Advocaat bij Advocatenkantoor Paanakker vof
Nawoord Monique Wakelkamp:
Dat zijn bruikbare tips die Astrid hier geeft. En toch is haar lijst nog lang niet uitputtend wat je allemaal aan werkafspraken kunt, en soms ook moet, maken. Heb je zelf een gebeurtenis meegemaakt waarvan je later dacht ‘die moet ik in het Personeelsreglement opnemen’? Of heb je juist een nare situatie voorkómen omdat je iets had vastgelegd? Laat je reactie hier achter!
