‘Stel nou dat ik inderdaad eens ga brainstormen met mijn team zoals jij adviseert. Hoe pak ik dat dan aan? Want de onderlinge verhoudingen zijn nou niet om over naar huis te schrijven. En ik wil wel een goede uitkomst van zo’n sessie’. Ik was in gesprek met een leidinggevende met een paar pittige persoonlijkheden in zijn team.

Brainstormen bij weerstand?

Je doelstellingen halen zonder enige weerstand is een utopie. Ongeacht het doel, of dat nou over omzet, rendement, prestatie, verkoop, productie of klanttevredenheid gaat; je zult er met elkaar over eens moeten worden hoe je die doelstelling gaat bereiken. Daarbij krijg je te maken met verschillende meningen. En ook gedraagt niet iedereen zich hetzelfde. Wat ook weer bezwaren kan oproepen waardoor er onderling ‘gedoe’ ontstaat. Een manier om dat aan te pakken is brainstormen.

Wat wil je met brainstormen?

Brainstormen is een goede techniek als je op zoek bent naar slimmere manieren van werken. Je wilt de creativiteit stimuleren om samen:

• een taai probleem op te lossen;
• speelsheid en energie in een team- of groepsproces energiek te stimuleren;
• een uitweg te vinden uit een conflictsituaties

De belangrijkste woorden zijn Samen, Creativiteit, Stimuleren.

Hoe ga je brainstormen als het lastig wordt?

Het is gemakkelijk gezegd, creativiteit stimuleren, maar hoe doe je dat? Geef in het team aan dat je ziet dat niet iedereen op een lijn zit. Vertel ook dat je hoort dat er soms wat schamper op een visie of mening gereageerd wordt. En zeg dat je voelt dat dit tot een (nog steviger) conflict kan leiden als je hier niet uitkomt. En vooral: spreek iedereen aan op zijn verantwoordelijkheid. Het onderwerp is belangrijk; zo belangrijk dat het ieders plicht is om een oplossing te vinden die voor iedereen aanvaardbaar is. Dan heb je alvast een gezamenlijk vertrekpunt.

Een aantal tips voor het brainstormen zelf:

1. Start verrassend

Doe eens iets wat niemand verwacht: begin met muziek, of met een dansje, of een rondje achteruit wandelen, of met stilte, of een meditatie oefening, of .. Zo leer je je collega’s nog eens van een andere kant kennen. En het haalt medewerkers uit hun vertrouwde routine. Precies wat je wilt als je creativiteit zoekt!

2. Formuleer het einddoel

Leuk dat iedereen bij elkaar is, maar waar wil je op uitkomen? Schets de kaders en geef aan wat aan het eind van de bijeenkomst bereikt moet zijn. De kaders moeten niet te beperkend zijn, anders stopt de creativiteit te snel. Wat je bereikt moet hebben aan het eind van de sessie moet duidelijk en uitnodigend zijn. Zodat medewerkers weten wat er verwacht wordt en gestimuleerd worden om voluit mee te doen.

3. Werk in een ruitvorm

Bij brainstormen verzamel je eerst zoveel mogelijk ideeën, zo breed mogelijk, zonder beperkingen of kaders. Je start met het einddoel voor ogen. Dan ga je ideeën verzamelen; via associëren, woordspelletjes, raadsels etc. Inspiratie voor het stimuleren van creativiteit en out-of-the-box denken vind je op andere websites. Je waaiert als het ware breed uit. Daarna ga je schrappen en werk je toe naar uiteindelijk een (beperkt aantal) oplossingen.

4. Ga niet in discussie, alles is goed

Wat iemand in de ideeënfase ook zegt, welk bizar idee ook opkomt: alles is goed, niets is gek of te duur of onmogelijk. Je oordeel uitstellen is een belangrijke spelregel. Het is de kunst om zoveel mogelijk ‘out-of-the-box’ te denken. Hoe bizarder, hoe beter. Wie weet, welke mooie oplossingen er op zo’n manier ontstaan? Hanteer de spelregels van het COCD. Een van de belangrijkste zaken is wel dat er openheid is. Een afspraak als ‘wat hier gebeurt, blijft tussen ons’ kan helpen om extra veiligheid te creëren.

5. Onderhandel over de oplossing

Wat spreekt aan en waarom? Wat is haalbaar, in tijd en in geld? En als het in geld niet haalbaar lijkt, wat is er dan nodig om het toch mogelijk te maken? Het COCD heeft ook een gemakkelijke manier om de genoemde oplossingen te ordenen zoals je hiernaast ziet. Een splitsing tussen ‘gewone’ en ‘originele’ ideeën; wat gewoon of origineel is, is per team en organisatie verschillend. Op de andere as rangschik je de ideeën in ‘realiseerbaar’ en ‘(nog) niet realiseerbaar’. Let op het woordje ‘nog’; schrijf ideeën niet te snel af als onhaalbaar. Wat is ervoor nodig om het wel haalbaar te laten zijn? Het antwoord ‘meer geld’ mag dan niet gegeven worden.

6. Kies de meest gedragen oplossing

De oplossing waar de meesten achter staan zal in de praktijk ook slagen. Omdat iedereen heeft mogen meedenken. Omdat het daarmee ook ieders eigen oplossing is. Heb je een (paar) medewerkers die er echt op tegen zijn en zich ook niet van hun standpunt laten afbrengen? Wat zijn hun argumenten? Misschien wil je een aparte sessie organiseren om van die tegenstanders te leren. Zo houd je de creativiteit hoog en neem je alle medewerkers serieus.

7. Laat niet los

Monitor de praktijk. Laat weten dat je betrokken blijft. Houdt de oplossing stand of komt het oude gedrag weer boven? Aan jou als manager of P&O adviseur de taak om het team te helpen zelf de regie te nemen. Daar hoort ook bij dat je ‘goed gedrag’ beloont. Zeg het als je ziet dat de onderlinge verhoudingen beter zijn. Als je hoort dat er met meer respect over elkaar gesproken wordt. Complimenten kun je niet genoeg maken!

Brainstormen als optie

Ik ben benieuwd of jij ook wel eens aan het brainstormen bent geslagen toen er gedoe in je team was. Zelf heb ik een keer een superleuke sessie mogen meemaken. We hadden toen met een onzekere toekomst te maken en de druk om met oplossingen te komen was groot. Als het ons als managementteam niet zou lukken zou dit tot ontslagen leiden. Gelukkig kwam er tijdens de dag enorm veel energie vrij en hebben we met zijn allen mooie zaken bereikt!