Houd jij van een uitsmijter? Een lekker toetje om de maaltijd mee af te ronden? Dan heb ik hier een tip om voorspelbare vergaderingen wat op te frissen. Zodat je medewerkers weer nieuwsgierig en opgewekt naar een teamoverleg gaan.
Het wekelijkse teamoverleg voelt vaak als verplichting.
Zo’n vast moment in de week waarop iedereen weer bij elkaar komt. De collega die altijd net te laat binnenstuift, de collega die er wel is maar waar je niets van hoort, die ene met de enorme stapel papieren; en ja, deze keer is ook de collega aanwezig die zich bijna altijd probeert te drukken. Want wat gebeurt er nou eigenlijk voor spannends in zo’n vergadering?
De voorspelbaarheid is groot.
Herken je dat? Het wekelijkse teamoverleg verloopt volgens een vast stramien:
- je opent de vergadering;
- er zijn géén nieuwe punten voor de agenda;
- je bespreekt wat er de afgelopen week is gebeurd;
- de lopende projecten zijn daarna aan de beurt;
- wat staat er de komende week op de planning;
- je noteert nog wat actiepunten;
- en dat was het weer voor deze week.
Irritatie ligt op de loer.
Omdat die voorspelbaarheid zo groot is, ligt irritatie op de loer. Want zeg nou zelf: als je het al druk hebt -en wie heeft het niet druk tegenwoordig?- dan zit je niet te wachten op een teamoverleg dat niets extra’s biedt. Dan kun je net zo goed een gezamenlijk document openen, waarin iedereen werkt zodat de voortgang voor iedereen duidelijk is. Dat scheelt tijd en ergernis. Want voor je het weet, wordt er in zo’n teamoverleg gebekvecht over details. En dat terwijl je juist vaker over grote lijnen zou willen praten. Hoe voorkom je die irritatie en hoe houd je de spanning erin?
Van vandaag naar overmorgen
Je vraagt veel van je medewerkers en toch gebruik je niet hun volle capaciteit. Dat is jammer, voor jou èn voor je teamleden. De meeste mensen vinden het fijn als ze mee kunnen denken over de toekomst van de organisatie waar ze werken en het team waar ze deel van uitmaken. Of je nu in een productiebedrijf werkt of in de gezondheidszorg. Hoe ziet de markt er over 5 jaar uit? Wie zijn dan je klanten, hoe moeten die benaderd worden? Wie betaalt de rekening voor dat wat je doet? Wat betekent dit allemaal voor de manier waarop je samenwerkt?
Serveer een toetje in je teamoverleg.
Als je in elk teamoverleg een paar minuten inruimt om even te brainstormen, stimuleer je de creativiteit en het teamgevoel. Omdat je samen nadenkt over de toekomst werk je aan een wij-gevoel. Daarmee stimuleer je de resultaten van vandaag. Nu kosten echte brainstormsessies wel meer dan een paar minuten tijd, maar je zou kunnen beginnen met één vraag. Daar samen over praten en ideeën uitwisselen. En dan samen tot de conclusie komen dat dit onderwerp verder uitgediept moet worden. Misschien wel door een (paar) van je teamleden. Die daar dan vervolgens in een volgend teamoverleg kort op terug komt.
Zo gebeurt er elke keer iets spannends.
Als je ervoor zorgt dat iedereen meedoet, aan de beurt komt, zijn zegje doet, zaken nader uitzoekt, kortom, actief betrokken is, dan wordt je teamoverleg weer levendig. En bouw je tegelijkertijd aan een bloeiend team.
Wil je meer weten over het stimuleren van creatief denken in je organisatie of in je team, dan is het COCD een aanrader! Hier vind je hun Spelregels voor creatief denken.
Ja, en dan zou ik wel eens willen weten of bij jou het wekelijkse teamoverleg ook zo voorspelbaar is, of dat er een gezonde dynamiek in zit? Ik lees je ervaringen graag!
