‘Ja natuurlijk ga ik dat doen! Ik vind het geweldig dat je me deze kans geeft. Je kunt op me rekenen’. Ik was blij met de reactie van deze projectmedewerker. Want haar toezegging betrof een groot project waar van alles in de gaten gehouden moest worden. En waar ook van alles mis kon gaan. Dus haar duidelijkheid gaf mij zekerheid. De zekerheid dat het project goed uitgevoerd zou worden omdat ik een uitstekende medewerker had gevonden.
Behoefte aan duidelijkheid
Ik had op dat moment ook behoefte aan duidelijkheid. De organisatie verkeerde in woelige tijden; er was al een reorganisatie geweest. Van een deel van de medewerkers was afscheid genomen en de rest had moeten solliciteren om opnieuw te worden aangenomen. Dit project moest ervoor zorgen dat de aansluiting met de klant niet verloren ging. De klantcontactstrategie ging veranderen en dat zou veel vragen van het personeel; niet alleen van de projectleden maar van alle medewerkers.
Heldere visie brengt rust
Na zo’n periode van onzekerheid is het belangrijk dat je als organisatie weer duidelijkheid schept. Heldere kaders waarbinnen gewerkt wordt. Een afgebakend takenpakket. En een toekomstvisie waar iedereen zich in herkent. Zodat je met zijn allen weer aan hetzelfde doel werkt. Op die manier creëer je rust en stabiliteit in je organisatie.
Is duidelijkheid ook zekerheid?
Het project waar ik het over had, werd opgestart. Het liep niet vanzelf. Ik moest alle zeilen bijzetten om de afgesproken mijlpalen en deadlines te halen. Meerdere keren heb ik de projectmedewerker gevraagd of het wel ging. Of ze het redde met alle zaken die in de gaten gehouden moesten worden. En telkens kreeg ik als antwoord ‘ja hoor, het is wel lastig, maar het komt goed’.
In mijn achterhoofd was er dat stemmetje dat vroeg ‘weet je het zeker?’. Maar dat drukte ik weg. Natuurlijk komt het goed!
Nee zeggen is ook een kunst!
Het project vorderde en de oplevertermijn kwam dichterbij. Ik was er steeds minder zeker van dat het ook echt ‘goed’ zou komen. Tijd voor een confronterend gesprek. En daar kwam de aap uit de mouw: de projectmedewerker wilde haar eerste project heel graag heel goed opleveren maar liep volledig vast in alle details. En ze was bang voor gezichtsverlies als ze dat zou melden. Want ‘dan krijg ik natuurlijk nooit meer zo’n kans!’. Ze was bijna in tranen.
En ik kon mezelf wel voor mijn kop slaan, want ik had:
- Niet geluisterd naar mijn intuïtie: en ik loop toch echt lang genoeg mee om te weten dat ik daarop mag vertrouwen! Ik drukte dat stemmetje in mijn hoofd telkens weg. Natuurlijk zou het goed komen! Dom, dom, dom!
- Te weinig doorgevraagd tijdens de werkbesprekingen. Misschien wel uit een onbewuste gemakzucht omdat ik het zelf zo druk had. Ik had meer oog moeten hebben voor deze medewerker. Een medewerker die alle tekenen vertoonde van iemand met het risicoprofiel voor een burn-out.
Het spreekwoord: ‘hardlopers zijn doodlopers’ is maar al te waar. Voortvarend van start gaan wil niet zeggen dat je ook voortvarend eindigt.
Pas op de plaats en dan weer door!
Ter plekke heb ik wèl tijd gemaakt om goed te luisteren, samen te vatten en door te vragen. Over de status van het project en hoe we dat toch tot een goed einde konden brengen. Binnen de deadline natuurlijk!
- Zodat de nieuwe klantcontactstrategie snel ingevoerd zou worden.
- Zodat de organisatie weer duidelijkheid in haar klantcontacten had.
- Zodat de projectmedewerker intern een goede beoordeling zou krijgen.
De medewerkster heb ik verzekerd dat ze natuurlijk een nieuwe kans zou krijgen. Wie is er de eerste keer perfect? Ik had beter moeten weten en haar niet moeten laten zwemmen. Zij moest leren dat je vroegtijdig aan de bel trekt als je ziet dat je niet kunt leveren wat er van je verwacht wordt.
Deze duidelijkheid gaf opluchting.
De medewerkster was helemaal opgelucht en dankbaar voor het gesprek en de uitkomst ervan voor haar. Ikzelf heb me nog eens achter de oren gekrabd. Volgende keer meer tijd vrijmaken voor begeleiding bij nieuwe taken. Net als beter opletten en checken of de afspraken nog steeds gelden. Want voor je het weet, staat er een communicatiemuur die gesloopt moet worden!
Hoe schep jij duidelijkheid?
Is dit jou ook wel eens overkomen? Kwam dat omdat je, net als ik toen, te graag wilde dat het allemaal goed zou komen? Was het eerste antwoord daarom ook meteen het beste! Of was jij die medewerker die wist dat het niet goed zou komen, maar het niet durfde te zeggen. Omdat je allerlei ideeën had hoe dat voor jou verkeerd zou kunnen uitpakken? En wat deed je toen? Hieronder kun je je commentaar weer kwijt; ik lees het graag.
